Pemrosesan Transaksi dan Proses Pengendalian

Perlunya Pengendalian

Pengendalian dan Ekposur

Istilah resiko merupakan sinonim untuk istilah probabilitas terjadinya suatu kejadian. Oleh karena itu, ekkposur adalh resiko dikalikan kosekuensi finansial atas resiko tersebut. Ekposur tidak semata-mata terjadi akibat kurangya pengendalian. Pengendalian berguna mengurangi ekposur, tetapi pengendalian tidak dapat memengaruhi terjadinya ekposur.

Ekposur Umum

Biaya Yang Terlalu Tinggi

Biaya yang terlalu tinggi mengurangi laba.

Pendapatan yang Cacat

Pendapatan yang terlalu rendah mengurangi laba.

Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva

Aktiva dapat hilang sebagai akibat pencurian, tindakan kekerasaan, atau bencana alam.

Akuntansi yang Tidak Akurat

Kebijakan dan prosedur akuntansi dapat salah, tidak tepat, atau secara signifikan berbeda dari yang diterima umum.

Interupsi Bisnis

Interupsi bisnis mencakup penghentian sementara suatu operasi bisnis, penghentian permanen atas operasi suatu bisnis.

Sanksi Hukum

Sanksi hukum mencakup denda yang dikenakan oleh pengendalian atau badan ilegal yang memiliki wewenang atas organisasi dan operasi perusahaan.

Ketidakmampuan untuk Bersaing

Ketidakmampuan untuk bersaing merupakan ketidakmampuan suatu organisasi untuk bertahan di pasar atau industri.

Kecurangan dan Pencurian

Kecurangan merupakan kesengajaan untuk memutabalikan kebenaran dengan tujuan untuk memengaruhi pihak lain untuk menyerahkan sesuatu yang berharga.

Kecurangan dan Kejahatan Kerah Putih

Istilah kejahatan kerah putih emnggambarkan serangakaian aktivitas ilegal yang terjadi sebagai bagian dari pekerjaan pelaku kejahatan. Ada tiga bentuk kejahtan kerah putih: 1) Kecurangan Manajemen meliputi penyalahgunaan atau kesalahan interpretasi terhadap aset baik oleh karyawan atau pihak ketiga di luar perusahaan atau keduanya. 2) Pelaporan yang menyesatkan adalah tindakan sengaja atau tidak sengaja, sebagai akibat niat hati atau kekhilafan, yang menyebabkan informasi dalam laporan keuangan secara material menganggu pengambil keputusan.3) Kejahatan korporat merupakan kejahatan kerah putih yang menguntungkan suatu organisasi atau perusahaan,dan bukan hanya menguntungkan individu tertentu yang melakukan kecurangan.individu, pelaku kejahatan, bisa saja mendapatkan manfaat tidak langsung.

NACFE (National Association of Certified Fraud Examiner) merupakan satu organisasi profesional yang dibangun sebagai respon atas meningkatnya kecurangan yang terjadi di dalam bisnis dan pemerintahan. Misi NACFE adalah untuk mengurangi terjadinaya kecurangan dan kejahatan kerha putih untuk membantu anggota NACFE mendeteksi dan mencegah kecurangan dan kejahatan kerah putih. NACFE menetapkan predikat Certified Fraud Examiner (CFE) bagi mereka yang memiliki kualifikasi yang dapat diandalkan melalui administrasi Unifrom CFE Examination.

Tingkat Keseriusan Kecurangan

Tiga jenis kecurangan yang paling mahal adalah pelanggaran rahasi paten, kecurangan kartu kredit, dan laporan keuangan palsu. Bentuk kecurangan lain yang jufa dilaporkan adalah manipulasi piutang dagang, laporan keuangan yang tidak benar, vendor fiktif, pembelian untuk kepentingan pribadi, pembelian hal-hal yang tidak penting, mengubah data penjualan, dan sabotase. Dua metode lain yang paling sering berhasil untuk mengungkapkan kecurangan adalah tinjauan auditor internal dan invetigasi oleh manajemen.

Pemrosesan Komputer dan Ekposur

Banyak aspek dari pemrosesan komputer yang cenderung meningkatkan ekposur organisasi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan.

Aktiva Pemrosesan Data

Aktiva pemrosesan data harus dilindungi seperti melindungi kekayaan organisasi yang lain. Ada banyak cara untuk membatasi akses kelokasi kmputer. Cara tersebut antara lain pintu yang terkunci dengan program tertentu (sehingga dapat diprogram untuk emnolak kunfi tertentu), penjaga keamanan, dan monitor televisi.

Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi

Pengendalian berguna untuk mngurangi ekposur. Sekalipun tidak ada organisasi yang benar-benar sama, pada umumnya organisasi menghadapi kejadian ekonimi yang serupa. Kejadian tersebut menghasilkan transaksi yang dapat dikelompokkan sesuai dengan emapat siklus aktivitas bisnis, yaitu :

• Siklus pendapatan = kejadian yang terkait dengan ditibusi barang dan jasa ke entitas lain dan penagihan atas pembayaran yang terkait dengan distribusi barang dan jasa.
• Siklus pengeluaran = kejadian yang terkait dengan akusisi barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan akusisi tersebut.
• Siklus produksi = kejadian yang terkait dengan transformasi bahan bak menjadi barang dan jasa.
• Siklus keuangan = kejadian yang terkait dengan akuisisi dana dan modal, termasuk kas.

Komponen Proses Pengendalian Internal

Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen: lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dana jaminan yang masuk akal.

Premis pertama, tanggung jawab terkait dengan tanggung jawab manajemen dan dewan direksi untuk membangun dan memlihara proses pengendalian internal.Beberapa tanggung jawab tertentu dapat didelegasikan kepada bawahan. Namin, tanggung jawab terakhir tetap berada di tangan manajemen dan dewan direksi. Premis kedua, jaminan yang masuk akal, terkait dengan relativitas biaya dan manfaat suatu pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak seharusnya emngeluarkan lebih banyak untuk pengendalian yang tidak sebanding dengan manfaat yang didapatkan.

Pengaruh Eksternal yang Terkait dengan Entitas dan Pengendalian Internal

Oraganisasi harus memastikan bahwa aktivitas yang mereka jalankan tidak melanggar hukum dan regulasi yang diterbitkan oleh lembaga yang secara hukum memiliki kewenangan atas organisasi dan operasi organisasi. SEC( Securuties Excahnge Commision) aktif dalam bidang akuntansi keuangan, sama seperti FASB ( Finnancial Accounting Standard Board). Hukum, regulasi, dan publikasi dari agen-agen semacam ini merupakan faktor penting dalam proses pengendalian internal organisasi.

Sarbanes-Oxley Act

Bagi perusahaan publik, Sarbanes-Oxley Act 2002 (SOA) memuat tuntutan dan batasan atas manajemen, aruditor dan dewan audit persahaan, Ia juga mencakup penerapan penalti keuangan maupun kriminal. Dengan undang-undang tersebut, dibentuk PCAOB (Public Company Accounting Oversight Board) denga lima anggota, dengan tanggung jawab utama untk mengatur prilaku auditor, dengan implikasi penting pada manajemen didalam semua perusahaan publik.

Undang-undang tersebut memperluas cakupan undang-undang yang terkait dengan tindakan yang mempersulit proses peradilan. Di bawah SOA, setiap tindakan mempersulit proses peradilan yang dilakukan dengan tujuan untuk memengaruhi investigasi yang akan dilakukan dapat menyebabkan pelaku pelaku dipenjara maksimum 20 tahun.

Batasan atas Jasa Selain Audit

Pencatatan akuntansi atau jasa lain terkait dengan catatan akuntansi atau laporan keuangan dari klien audit, 2. Perancangan dan penerapan sistem informasi keuangan, 3. Jasa penilaian, opini kewajaran, ata laporan contribution-in-kind, 4. jasa aktuaria, 5. Jasa outsourching audit internal, 6. funsi manajemen atau sember daya manusia, 7. Broker, dealer, penasihat investasi, atau jasa perbankan investasi, 8. jasa legal dan jasa keahlian yang tidak terkait dengan audit, dan 9. jasa lin, yang berdasar peraturan tidak diizinkan.

Peran Komite Audit

Auditor diharapkan melaporkan semua informasi yang relevan engan audit kepada dewan ini. Komite audit memiliki satu tanggung jawab untuk memilih, menyewa, dan mengawasi auditor.

Konflik Kepentingan

Chief executive officer (CEO), controller, chief finnancial officer (CFO), chief accountign officer, atau orang yang berada pada posisi yang ekuivalen dengan posisi tersebut, tidak boleh dipekerjakan di kantor akuntan publik yang ditunjuk oleh perusahaan, dalam periode satu tahun pelaksanaan audit.

Tanggung Jawab Perusahaan atas Pelaporan Keuangan

CEO dan CFO harus membuat satu pernyataan yang akan disertakan pada laporan audit utnuk menjamin “kewajaran laporan keuangan dan pengungkapan yang termuat dalam periode dan bahwa laporan keuangan dan pengungkapan tersebut menggambarkan secara wajar, dalam segala halyang material, kondisi keuangan dan operasi penerbit.

Larangan Perdagangan Insider selema Periode “Blackout” Dana Pensiun

SOA melarang pembelian atas penjualaan saham oleh staf dan direktur atau pihak insider yang lain selama periode blackout.

Larangan atas Pembelian Pinjaman Personal kepada Eksekutif dan Direktur

Perusahaan dilarang meminjamankan uang kepada direktur atau staf eksekutif.

Kode Etik

Perusahaan diminta untuk mengungkapkan apaka mereka telah memiliki kode etik yang berlaku untuk staf keuangan senior, dan mereka harus mengungkapkan isi kode etik tersebut.

Dampak Lingkungan Bisnis Terhadap Pengendalian Internal

Pertimbangan penting yang lain adalah proses pengendalian internal suatu entitas, bervariasi tergantung pada konteks ukuran;struktur organisasi;karakteristik kepemilikan;metode tranmisi;pemrosesan;pemeliharaan;dan pengevaluasian informasi;persyaratan legal dan regulator;diversitas dan kompleksitas operasi organisasi.

Lingkungan Pengendalian

Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :

1. Nilai-nilai integritas dan etika
2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Filosofi manajemen dan gaya operasi
4. Struktur organisasi
5. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
6. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
7. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur.

Integeritas dan Nilai-nilai Etika

Pelanggaran etika dapat menyebabkan kerugian yang cuku besar bagi perusahan. Ekposur semacam ini mencakup kemungkinan denda yang cukup besar atau tuduhan kriminal terhadap perusahan maupun eksekutif dalam perusahaan tersebut.

Etika dan Budaya

Banyak perusahaan telah mengadopsi kode etik yang memberikan petunjuk untuk menjalankan bisnis dengan cara yang benar. Demikian juga, banyak organisasi profesi, seerti American Institute of Certified Public Accountant, mengadopsi kode etik. Banyak pihak berpendapat bahwa setiap perusahaan memiliki budaya sendiri dan budaya sendiri dan budaya inilah yang mendukung ataupun menghalangi perilaku etis di organisasi. Budaya perusahaan berhubungan dengan kayakinan umum, praktik, dan sikap karyawan.

Untuk memastikan setiap program etika berjalan dengan baik, perusahaan harus memiliki audit budaya untuk memeriksa budaya dan perilaku etis dalam organisasi. Masalah etika dapat ada dalam pelecaehan seksual, kualitas produk dan jasa, privasi, kejujuran menjalankan bisnis, konflik kepentingan, dan penghargaan terhadap kekayaan intelektual.

Pertimbangan Etika dalam Desain Pekerjaan

Organisasi harus memiliki pengendalian yang memadai untuk mencegah tindakan kecurangan, melalui usaha mengurangi godaanakibat rasa takut untuk tertangkap basah. Di sisi lain, pengendalian yang terlalu kaku dapat menghambat tindakan dan keputusan yang dharus diambil karyawan, atau membatasi respons karyawan untuk menjalankan berbagai tugas. Pertanggung jawab dan tekanan untuk berprestasi dapat menjadi kotradiksi. Sistem pengendalian yang kaku dapat menstimuli tindakan yang sebenarnya hendak dicegah dengan menggunakan pengendalian tersebut.

Komitmen Terhadap Kompetensi

Kopetensi karyawan merupakan hal yang penting untuk memungkinkan proses pengendalian internal dapat berfungsi dengan baik. Terakhir sebenarnya kualitas dan kompetensi karyawanlah yang dapat memastikan terlaksananya proses pengendalian yang baik.

Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi

Pengendalian yang efektif dalam suatu organisasi dimulai dan diakhiri dengan filosofi manajemen. Jika manajemen percaya bahwa pengendalian penting, manajemen akan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur pengendalian diterapkan secara efektif.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi megindikasikan pola kumunikasi formal dalam organisasi.

Fungsi Dewan Direksi dan Komitenya

Dewan direksi merupakan perantara yang menghubungkan pemegang saham selaku pemilik organisasi dengan manajemen yang bertanggung jawab menjalankan organisasi. Jika keanggotaan dewan direksi sepenuhnya terdiri dari manajemen, atau jika dewan direksi jarang mengadakan rapat, maka pemengan saham tidak memiliki kendali atas operasi manajemen.

Komite audit biasanya bertanggung jawab penuh atas laporan keuangan perusahaan, termasuk kesesuaian dengan hukum dan regulasi yang berlaku. Agar efektif, komite audit harus menjaga komunikasi dengan fungsi internal audit organisasi serta dengan auditor eksternal (yaitu akuntan publik).

Cara Memberikan Wewenang dan Tanggung Jawab

Metode pembagian wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi megindikasikan filosofi manajemen dan gaya operasi manajemen. Penganggaran merupakan proses pembuatan anggaran. Penganggaran merupaka aktivitas utama manajemen. Anggaran biasanya dibuat untuk satu organisasi secara menyeluruh dan untuk setiap sub unit dalam organisasi. Anggaran untuk seluruh organisasi disebut anggaran master.

Data anggaran digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas dalam perusahaan. Pengendalian dibuat dengan membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan anggaran setiap kegiatan yang terkait.

Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia

personel merupakan komponen kunci dalam sistem pengendalian. Kualifikasi yang disyaratkan untuk setiap posisi pekerjaan dalam suatu perusahan harus menggambarkan tingkat tanggung jawabterkait dengan posisi tersebtu. Kualifikasi ini mencakup pengalaman, inligensi, karakter, dedikasi, dan kemampuan kepemimpinan. Fidelity bonding merupakan satu hal yang lazim diterapkan apada karyawan yang secara langsung memiliki tanggung megelola harta kekayaan perusahaan.

Pemisahan Tugas

Pemisahan tugas yang efektif tergantung tingkat kerincian perencanaan prosedur dan kehati-hatian penugasan fungsi-fungsi pada berbagai orang dalam organisasi.

Supervisi

Merupakan pengawasan langsung kinerja personel oleh seorang karywan yang diberi tanggung jawab.

Rotasi Pekerjaan dan Vakasi Wajib

Memungkinkan pemberi kerja untuk mengecek dam memverifikasi pekerjaan karyawan lain pada saat mereka menjalankan tugas selama kurun waktu tertentu. Tehnik rotasi dan vakasi ini memberikan banyak manfaat.

Pengendalian Ganda

Tujuan pengendalian ganda bukanlah pengurangan pekerjaan, tetapi perangkapan pekerjaan. Setiap individu diasumsikan dapat megecek pekerjaan individu yang lain secara konstan. Pengendalian ganda merupakan supervisi khusu, dalam arti satu karyawan secara konstan mengecek pekerjaan yang lain, demikian juga sebaliknya.